Küresel Vakalar ve Referanslar'dan Bilgi Edinin

Küresel Vakalar ve Referanslar'dan Bilgi Edinin
İlaç Sektöründe Bir Dijital Dönüşüm Vakası:
Dış Ticaret Lisansı Yeni Ürün Başvurusu Sürecinin Dijitalleştirilmesi

İlaç sektöründe dış ticaret lisansı yeni ürün başvuru süreci, yeni tedavi ürünlerin uluslararası sınırlara ithali veya ihraç edilmesi için gerekli onay ve lisansların alınmasını içermektedir. Bu süreç ülkeden ülkeye değişebilir ancak genel olarak şu adımları takip eder:

Ürün Tescili ve Onayı: Dış ticaret lisansı başvurusunda bulunmadan önce ilaç firmasının öncelikle yeni ürünü ithalatçı ülkenin düzenleyici otoritesine kaydettirmesi gerekir. Bu, ürünün bileşimi, üretim süreci, güvenliği, etkinliği ve kullanım amacı hakkında ayrıntılı bilgilerin gönderilmesini içerir. Düzenleyici kurum başvuruyu inceler ve ürünün gerekli tüm kriterleri karşılaması durumunda onay verir.

İthalatçı/İhracatçı Kaydı: İlaç firmasının hem ihracatçı hem de ithalatçı ülkelerdeki ilgili resmi makamlarda ithalatçı ve/veya ihracatçı olarak kayıtlı olması gerekmektedir. Bu adım, şirketin ilaç ithalatı ve ihracatına ilişkin yasal gerekliliklere ve düzenlemelere uymasını sağlar.

Belgelerin Hazırlanması: Sürecin ilerlemesi için aşağıdakiler dahil birçok belgenin hazırlanması gerekir:

  • Ürün ayrıntıları, teknik özellikler ve etiketleme bilgileri.
  • Analiz Sertifikası (CoA) veya kalite güvence belgeleri.
  • Üretim ve işleme detayları.
  • Farmakolojik ve klinik veriler.
  • Vekaletname veya sunum için yetki.
  • Her iki ülkeden ithalat ve ihracat lisansları.

Başvurunun Sunulması: Şirket, dış ticaret lisansı başvurusunu ithalatçı ülkedeki ilgili makama sunar. Başvuru gerekli belgeleri, formları ve ücretleri içerir.

İnceleme ve Değerlendirme: İthalatçı ülkedeki düzenleyici makam, başvuruyu ve destekleyici belgeleri inceler. Ürünün güvenliğini, kalitesini ve yönetmeliklere uygunluğunu değerlendirirler. Bu değerlendirme saha incelemelerini, laboratuvar testlerini ve teknik değerlendirmeleri içerebilir.

Onay ve Lisanslama: Düzenleyici otorite başvuruyu tatmin ederse ve ürün tüm gereklilikleri karşılıyorsa gerekli dış ticaret lisansını veya ithalat/ihracat iznini verir.

Gümrükleme: Dış ticaret lisansı alındıktan sonra şirket gümrükleme işlemlerine geçebilir. Ürün onaylı lisansa uygun olarak ithal veya ihraç edilebilir.

Piyasaya sürülme sonrası gözetim: Yeni farmasötik ürün piyasaya sunulduktan sonra düzenleyici otoriteler, güvenlik ve kalite standartlarına uygunluğun sürekliliğini sağlamak amacıyla piyasaya arz sonrası gözetim gerçekleştirebilir.

Kesin sürecin, her ülkenin düzenleyici otoritesinin özel gerekliliklerine göre değişebileceğini unutmamak önemlidir. Ayrıca bazı ülkelerde ek adımlar veya özel belge ihtiyaçları olabilir. Bu nedenle, farmasötik ürünlerin dış ticaretini yapan şirketlerin, yürürlükteki tüm yasa ve düzenlemelere uygunluğu sağlamak için düzenleyici uzmanlar ve hukuk danışmanlarıyla yakın işbirliği içinde çalışması gerekir.

Nacsoft’un endüstri spesifik bu komplike süreci, eBA platformuna taşıması ile NOBEL İLAÇ temel olarak şu kazanımları elde etmiştir:

1. Tüm sürecin ve statüsünün monitor edilebilmesi,

2. Süreç sahiplerinin dijital platformda kolayca süreci yönetebilmesi & koordinasyonun artması

3. İlgili tüm evrakların ve dokümanların dijital olarak arşivlenerek kurum hafızasına kazandırılması

4. Sürecin kurum içi ve resmi taraflarca tüm prosedürel takibinin dijital ortamda rahatlıkla yapılabilir olması.

5. Dijitalleşen süreç yönetimiyle zaman, efor, evrak kayıplarının önüne geçilmesi ve süreç hakimiyetinin sistemde izlenirlebilirliği ile sağlanması.

IT Distribütörlüğü ve Toptan Satış’ta Bir Dijital Dönüşüm Vakası:
Satış Sonrası Destek & Onarım / Cihaz Değişimi veya İade Sürecinin Dijitalleştirilmesi

Tüketiciyi koruyan ülke mevzuatlarına göre dünyadaki birçok ülkede son kullanıcı taleplerinden ve tamir edilemeyen sorunlarda teknoloji cihaz değişiminden distribütör firma sorumludur. Son tüketicinin kullandığı cep telefonu gibi IT cihazının garanti sürecinin takibi ve olası hasar, değişiklik veya yenileme taleplerinin dikkate alınması için, cihaza ait satıcının faturası, yetkili servisin servis formu, cihazın & orijinal kutusunun kendisi, değişiklik talep yazısı, ilgili cihazın fotoğrafları gibi en az 5 farklı türde belge talep edilmelidir. Nacsoft ile dijitalleştirilen bu “çok evraklı” süreçte, cihaz değişimi ya da iadesi süreci, tüm belgelerin arşivlenmesini ve Satıcının PO numarası - IMEI numarası ile teslimat tarihi ve teslimat tarihindeki maliyetlerini içeren cihaz dağıtım geçmişini kontrol ederek başlatılır.

SAP MM entegrasyonu ile otomatik çapraz kontrol noktalarının dahil edildiği süreçte, CSP ve eBA platformlarımızın OCR teknolojisi kullanarak ilgili her dokümanı ilgili iddia ile birleştirdi ve herhangi bir manuel doküman kontrol edilmeden sistemsel kontrollere dayalı sağlıklı onay süreçleri hızlandırıldı.

Sürecin dijital platforma alınmasından sadece 3 ay sonra 8000+ cihaz, 15.000+ doküman takip edilmiş ve cihaz değişim veya iade kararı sadece 2 satış sonrası destek personeli ile %80 iş gücü artışı ile verilmiştir. Yani çözüm sayesinde 3 adam/gün iş 1 saatte tamamlanmış ve 2 FTE tasarrufu sağlanmıştır. Artık IT distribütörü, bayisi, servis sorumlusu ve müşterisi (cihaz sahibi) ile ilgili bu süreci 360 derece takip edip raporlayabilmektedir. Şu anda distribütör tarafından ithal edilen ve dağıtımı yapılan tüm Apple iPhone, Huwei, Asus telefonları, herhangi bir tamir durumu için sistem tarafından takip edilmektedir.

Satış sonrası hizmetler-cihaz değişimi ve iade sürecinin dijital platforma taşıması ile BİLKOM temel olarak şu kazanımları elde etmiştir:

1. Tüm sürecin ve statüsünün monitör edilebilmesi,

2. Süreç sahiplerinin dijital platformda kolayca süreci yönetebilmesi & regülatif süreçteki koordinasyonun artması

3. İlgili tüm evrakların ve dokümanların dijital olarak arşivlenerek kurum hafızasına kazandırılması

4. Sürecin kurum içi ve resmi taraflarca tüm prosedürel takibinin dijital ortamda rahatlıkla yapılabilir olması.

5. Dijitalleşen süreç yönetimiyle zaman, efor, evrak kayıplarının önüne geçilmesi ve süreç hakimiyetinin sistemde izlenebilirliği ile sağlanması.

Petrol ve Gaz Üretimi ve Dağıtımında Bir Dijital Dönüşüm Örneği:
Tedarik ve Onay Sürecinin Dijitalleştirilmesi

Şirketin farklı lokasyonlarındaki tüm iç ve dış satın alma süreçleri daha önce manuel formlarla yapılıyordu ve bir sipariş birkaç hafta içinde onaylanabiliyordu... Sürecin CSP üzerinde dijitalleştirilmesiyle; Nacsoft, SAP'nin iş akış sistemimize entegrasyonu ile hizmet süreci için malzeme seri numarasını, satın alma süreci için ise SAP ürün kodunu kullanarak süreci geliştirilerek, sipariş formları, her departmana ayrılan bütçe esas alınarak miktar ve hiyerarşik seviyeye göre değerlendirilir hale geldi. Otomatik kontrol ve onayların ardından merkezi satın alma ekibi talebi sistem üzerinden alabilir ve kullanıcı olarak tanımlanan satıcılardan ihale süreci başlatılır oldu. İhalenin değerlendirmesi en iyi fiyat teklifi ile yapılarak, ardından talep sahiplerine optimum fiyat bilgisi, onay için gönderilmektedir. Seçilen teklifin ve talep sahibi ile kıdemli yöneticisi tarafından onaylanmasının ardından süreç, PO oluşturmak için SAP'ye gönderilir ve mal/hizmet satın alma sürecini tetikler. Bu sayede, resmi PO oluşturulmadan önceki tüm talep, teklif, tespit ve onay süreçleri kurumsal dijital hafıza üzerindeki tüm evrak ve yazışma arşiviyle iş akış platformumuzda yönetilmiş olur.

Havacılık Sektöründe Bir Dijital Dönüşüm Örneği:
Fatura Takip ve Onay Sürecinin Dijitalleşmesi

Nacsoft'un e-Fatura çözümü, firmalara gelen her türlü kağıt veya dijital faturanın kayıt altına alınmasını, ilgili tüm departmanlar tarafından takip edilebilmesini, faturaların tür bazında kategorize edilmesini, gerekli tüm onay süreçlerinin işletilmesini ve faturaların ilgili tüm birimler tarafından takip edilebilmesini sağlar. Vade farkından kaynaklanan kayıpların önlenmesine ve ilgili tüm raporların oluşturulmasına da yardımcı olur. Aynı zamanda bunu yaparken e-fatura işlemi, kağıt faturaların OCR teknolojisi ile dijital versiyonda arşivlenmesini sağlar.

Bu süreç, müşterinin fatura bilgilerini bir 'kullanıcı görevi' aracılığıyla kaydeder; daha sonra faturayı otomatik olarak e-postayla gönderir. Diğer bir görev ise faturanın zamanında ödenip ödenmediğini kontrol etmektir. 'Fatura gönderme görevi' faturayı müşteriye otomatik olarak gönderir. 'Gelen ödeme kontrol görevi' finans yöneticisi tarafından uygulanır. Müşteri faturayı son ödeme tarihine kadar ödememişse otomatik hatırlatma gönderir. Müşterinin bu hatırlatmaya yanıt vermemesi halinde süreç finans yöneticisine aktarılır.

Anahtar başarılar

CSP'deki iş akışı şirketin aşağıdaki kayıplarının önüne geçmesine destek olur:

  • İmza takibi için gereksiz zaman kaybı,
  • Onay verecek kişinin bulunmamasından dolayı onayın gecikmesi,
  • Faturaların dağınık yığını
  • Vade farkından kaynaklanan kayıplar
Çimento Üretimi ve Dağıtımında Bir Dijital Dönüşüm Örneği:
Çimento Dağıtımı ve Kamyon Teslimat Sürecinin Dijitalleştirilmesi

Çimento nakliyesi endüstride kritik bir süreçtir. Satıcı, taşımanın plaka numarası ve sürücünün adı dahil olmak üzere belirli kamyon ve transfer bilgileri ile yapılacağını şirkete bildirir. Her kamyonun kapıdan girişine göre kapı görevlisi tarafından varış teyidi yapılır ve yükleme işlemi tamamlandıktan sonra paralel olarak malzemenin ağırlığı ve ilgili PO/faturaların çapraz kontrolleri sağlanarak satıcı teslimatı teyit edilir.

Bu işlemde amaç, aynı miktarda gelen malzemenin yolda herhangi bir kayıp yaşanmadan gelmesini sağlamaktır. Çimentonun boşalma veya kuruma riski yüksek olduğundan malzeme yükleme süreci de son derece kritiktir. Satıcı, CPS üzerinde işlemi çalıştırarak ilgili kamyon & tarih bilgilerinin yer aldığı teslimat raporunu, ERP'den oluşturulan faturaları, kalan kredi limitlerini, AÇIK sipariş sayısını, yüklenecek malzeme miktarını, ödeme tutarlarını tek tıkla görebilir.

Çözümlerimiz Hakkında Bilgi Almak İstiyor musunuz?
Alttaki formu kullanarak bizim ile iletişime geçebilirsiniz. Size en kısa zamanda dönüş yapılacaktır.