Doküman Yönetimi Süreçleri
Dijital belge yönetimi, şirketler için, özellikle de önemli miktarda belge oluşturma, düzeltme ve onaylamayı içeren işlevler için çeşitli nedenlerden dolayı çok önemlidir:
Geliştirilmiş verimlilik: Dijital belge yönetimi, belgeyle ilgili çeşitli görevleri düzene sokup otomatikleştirerek zamandan ve emekten tasarruf sağlar. Belgelerin yazdırılması, taranması ve fiziksel dağıtımı gibi manuel işlemlere olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Dijital platformlar sayesinde çalışanlar gerçek zamanlı olarak belgeler oluşturabilir, düzenleyebilir, inceleyebilir ve bunlar üzerinde işbirliği yapabilir, bu da geri dönüş sürelerinin daha kısa olmasını ve üretkenliğin artmasını sağlar.
Sürüm kontrolü ve doğruluğu: Dijital belge yönetimi, sürüm kontrolünü sağlayarak, bir kuruluş içinde belgelerin birden fazla kopyasının dolaşmasından kaynaklanan karışıklığı ortadan kaldırır. Yetkili kullanıcıların bir belgenin en son sürümüne erişebileceği merkezi bir depo sağlar. Bu, hataları azaltır ve güncel olmayan veya yanlış sürümler üzerinde çalışmaktan kaynaklanabilecek tutarsızlıkları önler.
İşbirliği ve iletişim: Dijital belge yönetimi platformları, fiziksel konumlarına bakılmaksızın ekipler ve paydaşlar arasındaki işbirliğini kolaylaştırır. Birden fazla kullanıcı aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilir, değişiklikleri izleyebilir ve yorum veya açıklamalar bırakabilir. Bu, departmanlar arasındaki iletişimi, koordinasyonu ve görünürlüğü geliştirerek belgeyle ilgili süreçlerin genel kalitesini ve verimliliğini artırır.
Gelişmiş güvenlik ve uyumluluk: Dijital belge yönetimi platformları, hassas kurumsal bilgileri korumak için güçlü güvenlik özellikleri sunar. Erişim kontrolleri, şifreleme ve kullanıcı izinleri, belgelere yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesini sağlar. Ek olarak, dijital platformlar sıklıkla denetim izleri sağlar, belge geçmişini takip eder ve düzenleyici gerekliliklere, sektör standartlarına ve iç politikalara uygunluğun güvence altına alınmasını sağlar.
Arama ve alma yetenekleri: Belirli belgeleri veya bilgileri bulmak, dijital belge yönetimiyle önemli ölçüde kolaylaşır. Gelişmiş arama işlevleri, kullanıcıların anahtar sözcüklere, meta verilere veya belirli ölçütlere göre belgeleri hızlı bir şekilde bulmasına olanak tanır. Bu, normalde fiziksel dosyalar veya klasörler arasında manuel olarak arama yapmak için harcanacak zamandan tasarruf ederek genel üretkenliği artırır.
Maliyet tasarrufu: Dijital belge yönetimi, fiziksel depolama, yazdırma, kağıt ve manuel belge işlemeyle ilgili maliyetleri azaltır. Şirketler kağıda dayalı süreçleri ortadan kaldırarak veya azaltarak depolama alanından, baskı ekipmanından ve sarf malzemelerinden tasarruf edebilir. Ek olarak dijital platformlar, belgelerin kaybolması, hasar görmesi veya yanlış yerleştirilmesi riskini azaltarak, yeniden çalışma veya kaybolan belgelerin yeniden oluşturulması ihtiyacını azaltır.
Felaket kurtarma ve iş sürekliliği: Dijital belge yönetimi, belgelerin güvenli bir şekilde yedeklenmesini sağlayarak onları yangın veya sel gibi fiziksel felaketlerin yanı sıra veri ihlalleri veya sistem arızaları gibi dijital tehditlerden korur. Otomatik yedeklemeler ve bulut tabanlı depolama, belgelerin hızlı bir şekilde kurtarılabilmesini sağlayarak kesintileri en aza indirir ve iş sürekliliğini destekler.
Özetle, dijital belge yönetimi; verimliliği, doğruluğu, işbirliğini, güvenliği, uyumluluğu ve maliyet etkinliğini arttırdığı için belge oluşturma, düzeltme ve onaylamada yoğun olarak yer alan şirketler ve işlevler için önemlidir. Kuruluşların belgelerle ilgili süreçlerini kolaylaştırmasına, üretkenliği artırmasına ve bilgi varlıklarını etkili bir şekilde yönetmesine olanak tanır.
Kurumsal doküman yönetimi süreçlerinin dijital platformlardaki verimlilik oranı aşağıdaki formül kullanılarak hesaplanabilir:
Verimlilik Oranı = (Dijital belge yönetimi ile kazanılan toplam süre / Doküman yönetimine harcanan toplam süre) x 100
Bu oranı hesaplamak için, dijital belge yönetimi yoluyla tasarruf edilen süre ve dijital platformların uygulamaya konulmasından önce belge yönetimi için harcanan toplam süre hakkında veri toplamanız gerekir. Her bir bileşeni şu şekilde hesaplayabilirsiniz:
Dijital belge yönetimi sayesinde kazanılan toplam süre: Belge yönetimi için dijital platformların kullanılmasıyla elde edilen zaman tasarrufunu belirleyin. Bu, belge oluşturma, düzenleme, inceleme, arama, paylaşma ve arşivleme gibi görevlerde kazanılan zamanı da içerir. Bu verileri, dijital platformların uygulamaya konulmasından önce bu görevleri manuel olarak gerçekleştirmek için geçen süre ile uygulama sonrasında geçen süreyi karşılaştırarak toplayabilirsiniz.
Doküman yönetimi için harcanan toplam süre: Dijital platformların uygulamaya konulmasından önce çalışanların doküman yönetimi görevlerinde harcadığı toplam süreyi hesaplayın. Buna yazdırma, fotokopi, manuel dosyalama, belge arama ve manuel koordinasyon gibi görevlere harcanan süre de dahildir. Bu veriler anketler, görüşmeler yapılarak veya çalışanların zaman kayıtları analiz edilerek toplanabilir.
Bu iki değeri elde ettikten sonra verimlilik oranını hesaplamak için daha önce bahsettiğimiz formülü kullanabilirsiniz. Ortaya çıkan oran size dijital belge yönetimi süreçlerine geçiş sayesinde kazanılan verimliliği gösteren bir yüzde sağlayacaktır. Daha yüksek bir oran, dijital platformların hayata geçirilmesi yoluyla zamanın daha verimli kullanıldığını gösterir.
Bu hesaplamanın verimlilik kazanımlarına ilişkin genel bir anlayış sağladığını ve belge yönetiminin tüm yönlerini kapsamayabileceğini unutmayın. Dijital belge yönetimi süreçlerinin etkinliğini değerlendirirken gelişmiş doğruluk, azaltılmış hatalar, işbirliği kolaylığı ve genel üretkenlik artışları gibi diğer faktörlerin dikkate alınması önemlidir.
